Informativa sul trattamento dei dati personali clienti e fornitori
Oggetto
Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR).
Premessa
Il Regolamento UE 679/2016 (GDPR) prevede la tutela delle persone fisiche con riferimento al trattamento dei loro dati personali. Nello specifico, il trattamento dei dati personali che si riferiscono ad un soggetto (c.d. “interessato”), dev’essere improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, nonché di tutela della riservatezza e dei diritti dell'interessato stesso. In osservanza della sopraccitata normativa, nonché in relazione al rapporto intercorrente tra Voi e la scrivente Organizzazione, “GRAPHIC SERVICE SRL”, in qualità di Titolare, La informa che il trattamento dei Vostri dati personali sarà improntato al pieno rispetto della normativa vigente, con la massima cura, attuando procedure e processi di gestione efficaci per garantirne la tutela. A tal fine la scrivente, si impegna a proteggere le informazioni raccolte, in modo tale da evitare accessi o divulgazioni non autorizzate, nonché per mantenere l’accuratezza dei dati ed altresì per garantire l'uso appropriato degli stessi.
In ossequio a tale premessa si forniscono le seguenti informazioni.
Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è “GRAPHIC SERVICE SRL”
Via della Tecnica, 15 – 40068, San Lazzaro di Savena (BO)
Tel. +39 051-6256504
E-mail: info@graphicservicesrl.com
Dati personali trattati
I Vostri dati personali raccolti e trattati dalla scrivente, in qualità di Titolare del trattamento, fanno capo al rapporto contrattuale in essere tra Voi e “GRAPHIC SERVICE SRL” ed alla gestione dei relativi adempimenti.
Nello specifico, potranno essere trattati i seguenti dati personali:
- dati anagrafici personali (p.e. nome, cognome, Codice Fiscale, Carta d’Identità o altri dati di identificazione personale);
- dati di contatto personali (p.e. e-mail, numero di telefono).
Oltre agli eventuali altri dati necessari per la conclusione o l’esecuzione del predetto rapporto contrattuale.
Finalità e base giuridica del trattamento
La finalità del trattamento dei Vostri dati personali riguardano la regolare instaurazione e/o evoluzione, nonché la corretta amministrazione del rapporto precisato in premessa. In particolare, le finalità del trattamento sono le seguenti:
- Gestione del rapporto contrattuale, la quale trova condizione di liceità nella necessità di adempiere agli obblighi contrattuali in essere tra le parti (ex. art. 6, par. 1, lettera “b” GDPR);
- Gestione degli adempimenti fiscali e contabili, la quale trova condizione di liceità nella necessità di adempiere agli obblighi imposti dal Codice civile e dalla normativa fiscale e di tenuta delle scritture contabili (ex. art. 6, par. 1, lettera “c” GDPR);
Allo spirare delle finalità indicate, i dati potranno essere ulteriormente conservati ai fini del legittimo interesse del titolare (ex. art. 6. par. 1, lettera “f” GDPR), consistente nella prevedibilità di eventuali azioni in giudizio, non oltre i termini di prescrizione indicati nel Codice civile.
Per le sopracitate finalità di trattamento, non è necessario il conferimento del Vostro consenso.
Tempi di conservazione
I dati raccolti saranno conservati per tutta la durata del sopracitato rapporto e per i successivi 10 anni dalla data di cessazione dello stesso in ottemperanza degli artt. 2214‐2220 c.c. in relazione agli obblighi di tenuta delle scritture contabili.
Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto
Il conferimento dei dati personali essenziali per lo svolgimento del rapporto, come pure di quelli necessari ad adempiere ad obblighi previsti da leggi, regolamenti, normativa comunitaria, ovvero da disposizioni di Autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo, è obbligatorio. Il mancato conferimento di tali dati comporta l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto, nei limiti in cui tali informazioni sono necessarie all’esecuzione dello stesso.
Modalità del trattamento
I dati personali da Voi comunicatici saranno, registrati, trattati e conservati presso gli archivi cartacei ed elettronici della scrivente, in ottemperanza alle misure di sicurezza di cui all’art. 32, paragrafo 1 del GDPR. Le operazioni di trattamento sui dati personali si estrinsecheranno nelle seguenti attività: raccolta, registrazione, organizzazione, consultazione, elaborazione, modifica, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo e conservazione.
La raccolta dei dati non ancora acquisiti, nello specifico, potrà avvenire mediante:
- Raccolta di dati presso l’interessato;
- Raccolta di dati presso persone diverse dall’interessato;
- Raccolta di dati per via telefonica o telematica;
- Raccolta di dati in luoghi pubblici o aperti al pubblico; raccolta di dati presso registri, elenchi, atti o altri documenti pubblici;
Ulteriori operazioni di trattamento potranno consistere, in particolare, in:
- Registrazione ed elaborazione su supporto cartaceo;
- Registrazione ed elaborazione su supporto magnetico;
- Impiego di supporti audiovisivi;
- Organizzazione degli archivi in forma non automatizzata/prevalentemente non automatizzata;
- Affidamento a terzi di operazioni di elaborazione;
- Trattamenti temporanei finalizzati a una rapida aggregazione dei dati o trasformazione in forma anonima;
- Predisposizione di informative relative ad indizi o sospetti di frode o truffa.
Il trattamento dei dati personali avverrà mediante l’utilizzo di strumenti e procedure idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza e potrà essere effettuato, direttamente e/o tramite terzi delegati, sia manualmente mediante supporti cartacei, sia mediante l’ausilio di mezzi informatici o strumenti elettronici. I dati, ai fini della corretta gestione del rapporto e dell’assolvimento degli obblighi di legge, potranno essere inseriti nella documentazione interna propria del Titolare e se necessario anche nelle scritture e nei registri obbligatori per legge.
Categorie di destinatari
I Vostri dati personali potranno essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti nominati dalla scrivente quali responsabili del trattamento (ex. art. 28 GDPR) o autorizzati (ex. art. 29 GDPR):
- Lavoratori dipendenti o collaboratori continuativi della scrivente Organizzazione;
- Società e studi professionali di supporto alle attività gestionali, amministrative, assicurative, organizzative, formative, tecniche e legali;
- Società e consulenti di servizi tecnico-informatici;
- Autorità giudiziaria, enti ed amministrazioni pubbliche, banche e istituti di credito, società finanziarie, compagnie d'assicurazione.
Diffusione
I Vostri dati non verranno "diffusi", con tale termine intendendosi il darne conoscenza a soggetti indeterminati in qualunque modo, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione.
Diritti degli interessati
Ai sensi degli artt. da15 a 22 del GDPR, avete diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che Vi riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
Avete diritto di ottenere la conferma:
- dell'origine dei dati personali;
- delle finalità e modalità del trattamento;
- delle categorie di dati personali;
- del periodo di conservazione dei dati;
- della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici;
- degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato;
- dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
Avete inoltre diritto di ottenere:
- l’accesso, l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati e la limitazione al loro utilizzo;
- la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
- l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
Avete diritto di opporvi, in tutto o in parte:
- per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che Vi riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
- al trattamento di dati personali che Vi riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale;
Potrete esercitare tali diritti rivolgendoVi direttamente al Titolare del trattamento tramite i canali di contatto precedentemente indicati.
In ogni momento potrete proporre reclamo all’autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali).